Wij zorgen ervoor dat de organisatie en haar medewerkers optimaal worden gefaciliteerd bij het vervullen van haar maatschappelijke rol door het aanbieden van huisvesting en dienstverlening die een bijdrage leveren aan duurzaam en integraal samenwerken.
Speerpunten in de (interne) dienstverlening in 2025 waren:
- Duurzaamheid
De doelstelling is om voorop te lopen op het gebied van duurzaamheid door CO ₂ -reductie, het toepassen van circulariteit en het streven naar energieneutraal en maatschappelijk verantwoord inkopen. Deze ambities zijn inmiddels deels verankerd in het inkoopbeleid. In 2025 is het energieverbruik opnieuw gedaald, ditmaal met 2%. Deze afname is het gevolg van zowel gunstige klimatologische omstandigheden als genomen maatregelen aan installaties. Daarnaast zijn in 2025 opnieuw emissieloze voertuigen aangeschaft. Hierdoor bestaat onze totale vloot van 102 voertuigen nu uit: 63 elektrisch, 4 benzine, 3 hybride, 1 LPG, 2 CNG, 28 HVO en 1 op waterstof.
- Op orde brengen van het ProMIS-archief
Wij moeten voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op gebied van informatiebeheer en archivering. Het resterende fysieke archief en het archief van de commissaris van de Koning worden op orde gebracht en gedigitaliseerd. Dit zijn de laatste delen fysiek archief. Dit werk is gecontracteerd in 2025, in 2025 gestart en het wordt in 2026 afgerond.
- Subsidieverstrekking opdrachtverlening
De uitvoeringsprocessen van subsidies zijn uitgewerkt en vastgelegd. Inmiddels is een start gemaakt met de uitwerking van de werkzaamheden die voorafgaan aan het openstellen van de regeling ten aanzien van subsidies. De Subsidieregeling Onderhoud Karakteristieke panden en gemeentelijke monumenten (SOK) wordt hiervoor als pilot gebruikt en zal dienen als blauwdruk voor overige regelingen. Naar verwachting zal dit medio 2026 gerealiseerd zijn.
- Nieuw financieel systeem
In maart 2025 is de aanbesteding voor het nieuwe financieel systeem definitief afgerond. Vervolgens is gestart met de voorbereiding van de feitelijke implementatie. Dit betekent dat samen met de leverancier een planning is opgesteld tot en met de livegang in januari 2027. Daarna zijn alle stappen die voor het kalenderjaar 2025 zijn afgesproken ook uitgevoerd. Concreet betekent dit dat alle inhoudelijke facetten van het nieuwe financieel systeem met de betrokken experts (zowel binnen de provincie als bij de leverancier) tot in detail zijn doorgenomen en afgerond. Hierbij is bekeken of de 'best practice' van de leverancier ook daadwerkelijk toepasbaar is in de uitvoering. In de uitzonderlijke situaties waarbij dit niet het geval bleek, is hier een passende oplossing voor geconfigureerd. Van maatwerk is geen sprake.
Het project kent een duidelijke governancestructuur, waarbij alle inhoudelijke beslissingen worden voorgelegd aan de stuurgroep. Deze stuurgroep wordt voorgezeten door de provinciesecretaris, en bestaat daarnaast uit een drietal domeinleiders (waardoor alle domeinen worden vertegenwoordigd) en de projectsponsor vanuit de leverancier.
Na afronding van de inhoudelijke beoordeling is de leverancier eind 2025 gestart met de (systeemtechnische) inrichting van het nieuwe financieel systeem. De eerstvolgende stap is het uitvoeren van de systeemintegratietest (SIT), waarbij alle inhoudelijke processen uitvoerig worden getest. Op basis van deze testresultaten zal een verdere verfijning van de inrichting plaatsvinden. Daarna (in het tweede of derde kwartaal van 2026) volgt de gebruikersacceptatietest (GAT).
In 2025 is tevens een start gemaakt met de uitvoering van het verandermanagement. Dit zien wij als een cruciaal onderdeel van de implementatie. Het verandermanagement is erop gericht om invulling te geven aan de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor een goede implementatie. Hierbij kan gedacht worden aan het herbevestigen of herijken van bestaande processen, duidelijkheid verschaffen over rollen en verantwoordelijken, alle gebruikers opleiden zodat zij over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om met het nieuwe financieel systeem om te gaan. Ook wordt binnen het verandermanagement uitgebreid stilgestaan bij de communicatie over - en rondom - het project, richting alle stakeholders.
In het kader van kwaliteitsborging kijkt onze accountant mee bij de inrichting van het nieuwe financieel systeem en hebben zij een actieve en beoordelende rol ten aanzien van datamigratie. Dit houdt de borging in dat de (noodzakelijke) data vanuit het huidige financieel systeem, ook in het nieuwe financieel systeem landt bij het overzetten.
De implementatie verloopt volledig conform planning. De planning is om in januari 2027 volledig live te gaan voor alle gebruikers. In voorbereiding daarop zal het systeem al eerder 'zacht' live gaan zodra de Begroting 2027 wordt vastgesteld. Het voordeel hiervan is dat vanaf dat moment er door een beperkte groep gebruikers nog extra getest kan worden, voordat de echte livegang in 2027 plaatsvindt.