Voortgangsrapportages en jaarverslagen

1. Inleiding

Voor u ligt het jaarverslag van de toezichthouder Informatiebeheer en archief provincie Groningen van 2025. Het verslag is gebaseerd op Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze archief-KPI’s omvatten acht indicatoren die een beeld geven van de mate waarin de provincie aan de (archief)wettelijke eisen voldoet en daarmee indirect ook de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het verslag is grotendeels gebaseerd op door Team Informatiebeheer (IB) geleverde informatie, en is daarmee dus niet uitputtend voor de gehele informatiehuishouding van de provincie. De kwaliteit van de verslaglegging kan deels verbeterd worden door het verder implementeren het kwaliteitssysteem.

Vorig jaar is geconcludeerd dat de provincie op meerdere vlakken risico’s loopt vanwege een niet op orde zijnde informatiehuishouding, ondanks de grote stappen die gezet worden blijft het beeld dit jaar overwegend hetzelfde. Zolang (bedrijfs)processen niet duidelijk zijn en daarmee onduidelijk is waar informatie zich bevindt en of deze informatie voldoende betrouwbaar, authentiek en zich in goede geordende staat bevindt blijft de provincie een risico lopen.

Afgelopen jaar is er gewerkt om de informatiehuishouding te verbeteren en bestendigen. Er is door de organisatie breed ingezet op het beleid. IB is betrokken op de voorgrond en neemt initiatief om systemen te toetsen en inzichtelijk te krijgen waar informatie zich bevindt.

In de afgelopen verslagen waarschuwden wij dat de provinciearchivaris (PA) slecht geïnformeerd wordt en niet om advies wordt gevraagd bij wijzigingen of aanschaf van nieuwe applicaties conform de eigen regelgeving, Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015, artikel 18 lid 2 "Plannen voor ingebruikneming of wijziging van informatiesystemen als bedoeld in artikel 1 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015, waaronder applicaties, worden door het hoofd van de beheereenheid om advies voorgelegd aan de provinciearchivaris".
Daar waar IB op de hoogte is wordt de PA maandelijks bijgepraat en geïnformeerd, daarnaast zorgt het Strategisch Informatie Overleg (SIO) aansluitend voor meer informatie. Er kan dan ook geconcludeerd worden dat dit in vergelijking met voorgaande jaren sterk is verbeterd. Maar ook in 2025 is niet om advies gevraagd. Binnen de organisatie is onvoldoende bekend dat advies gevraagd moet worden aan de PA. Dit komt door het ontbreken van een goed uitgewerkt proces rond het vervangen en beëindigen van applicaties. Terwijl er systemen zijn die vervangen worden, vervangen zijn of beëindigd worden.
Naast dat de PA niet om advies is gevraagd worden er onrechtmatig informatieobjecten vernietigd en verwijderd of juist niet vernietigd.

Verantwoording
In artikel 8 van de Archiefverordening provincie Groningen 2015 wordt het jaarverslag van de provinciearchivaris als basis voor de verantwoording van Gedeputeerde Staten genoemd. Het verslag beoordeelt de kwaliteit van het beheer van de binnen de provinciale organisatie aanwezige archiefbescheiden en beschrijft de toestand van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte oudere archiefbescheiden conform:

1. Het toezicht op de informatiehuishouding bij de provincie, conform artikel 11 Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen;  
2. Het beheer van het archief dat door GS is overgedragen aan een archiefbewaarplaats, in ons geval de Groninger Archieven, conform artikel 6 Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015.

2. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Informatiehuishouding bij de provincie
 
De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de wet- en regelgeving. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedata:             

Rood = Voldoet niet;
Oranje = Voldoet gedeeltelijk;
Groen = voldoet.

2.1 Lokale regelingen (KPI 1)

De provincie heeft de volgende lokale regelingen:

• Besluit Informatiebeheer 2015
• Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen 2015

In 2025 zijn de lokale regelingen niet gewijzigd. De provincie Groningen houdt zich niet (volledig) aan de eigen verordening, o.a. het vragen om advies bij wijziging, beëindiging of aanschaf van nieuwe applicaties aan de provinciearchivaris. Het Besluit Informatiebeheer is uit 2015 en afgelopen jaar herijkt, het Besluit is in het SIO en het Portefeuille Overleg (PO) met de gedeputeerde besproken maar nog niet vastgesteld. In het vernieuwde Besluit is rekening gehouden met de nieuwe Archiefwet, het Informatiebeleidsplan en de Governance informatie- en databeheer welke is opgesteld en vastgesteld in 2024. Hierin worden de rollen, taken en bevoegdheden van medewerkers beschreven.
In 2025 is het beleidskader informatiebeheer 2025-2030 vastgesteld.

Verbonden partijen
In eerdere verslagen is het belang benoemd om tot een goed beeld van verbonden partijen te komen en daarvoor adequate afspraken met betrekking tot archivering vast te leggen. In 2023 is geïnventariseerd of partijen afspraken hebben vastgelegd, waarbij geconstateerd moet worden dat hier nog een grote uitdaging ligt. Momenteel ligt de focus niet op herstel van bestaande regelingen maar op het juist inrichten van nieuw te vormen partijen waarbij direct de verantwoordelijkheden worden vastgesteld en een voorziening wordt getroffen voor het archiefbeheer. Echter moet er wel duidelijkheid komen in hoeverre de provincie verantwoordelijk is voor delen of de volledige informatiehuishouding binnen de bestaande partijen waar de provincie deel van uit maakt. Partijen hebben vaak hun eigen archief, met daarnaast informatieobjecten voortkomend uit gemandateerde of gedelegeerde taken.
In 2025 is verder gewerkt aan een risico inschaling. De uitkomst is er nog niet. Wel is besloten dat bij het aangaan van nieuwe samenwerkingsvormen zowel bij een verbonden partij of in een Gemeenschappelijke regeling een standaard tekst moet worden opgenomen over toezicht en archief. De aankomende nieuwe Archiefwet verplicht de verbonden partij één van de deelnemers als verantwoordelijk overheidsorgaan (zorgdrager) aan te wijzen voor de overbrenging van te bewaren archiefbescheiden, en daarmee de bijbehorende archivaris die tevens als toezichthouder van het niet overgebrachte archief functioneert.
BIJ12 geniet toezicht van de provinciearchivaris van Utrecht. In de bijlage is het betreffende jaarverslag opgenomen.

Strategisch Informatie Overleg (SIO)
De provincie heeft sinds 2024 een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ter vervanging van het strategisch IPI dat een vergelijkbare rol vervulde. In het strategisch IPI waren de PA en een externe partij niet betrokken. Het hebben van een SIO is in sommige beslissingen (advies voornemen vervanging, migratie en vervreemding) een wettelijke plicht, bij deze onderwerpen zal de PA aansluiten. Ook maakt het SIO het mogelijk om hotspots vast te stellen. Het hotspotbeleid is in 2025 vastgesteld en zal in 2026 invulling krijgen. Een hotspotlijst geeft gebeurtenissen en kwesties in de samenleving weer die grote invloed hadden op de activiteiten van de organisatie. Met de hotspotlijst bepaal je of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking komt voor blijvende bewaring. Er is al een lijst met niet vastgestelde hotspots die als leidraad toegepast wordt bij de beoordeling van vernietigingsvoorstellen en daarmee stukken uitzondert van vernietiging.

2.2 Middelen en mensen (KPI 2)

Team Informatiebeheer (IB) heeft de omslag van 2024 van een uitvoerend team naar een (digitaal) adviserend team in 2025 doorgezet. Informatiebeheer is steeds meer betrokken bij de domeinen binnen de provincie op adviserend vlak. Ook dit jaar heeft IB geadviseerd over de inrichting van het informatiebeheer en nieuwe kaders en richtlijnen vastgesteld. De focus ligt ook dit jaar op het archiveren aan de voorkant ('by design'), nieuwe kwaliteitscontroles, toetsing en monitoring door IB. De nieuwe werkwijze voor advisering aan de teams in de vorm van procesaudits is in gebruik genomen en wordt uitgevoerd. Nieuwe medewerkers krijgen sinds 2024 een verplichte training waardoor de verantwoordelijkheid en bewustwording voor het omgaan met informatie bij de maker en gebruiker komt te liggen. Bestaande medewerkers kunnen zich melden om mee te doen aan de training.

Kritische noot blijft hierbij dat voor het slagen van IB de gehele organisatieontwikkeling ook van belang is, de eerdere mate van vrijheid en eigen invulling wordt beperkt vanaf de start van de e-learning Informatiebeheer en Governance Informatiehuishouding waarin medewerkers en management leren wat hun verantwoordelijkheden zijn. Beide trainingen worden verplicht. De mate waarin richtlijnen gevolgd worden zal zichtbaar gemaakt worden door middel van het kwaliteitszorgsysteem. De uitkomsten daarvan worden voorgelegd aan de managers en het SIO zodat hierop gestuurd kan worden.

2.3 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Archiefruimte
Voorafgaand aan de wettelijke overbrenging na twintig jaar worden de fysieke archiefbescheiden in het provinciehuis bewaard. De daarvoor beschikbare archiefruimte is nog in gebruik en moet voldoen aan de wettelijke voorgeschreven waarden qua temperatuur en relatieve vochtigheid. Er vinden regelmatig temperatuur- en vochtigheidscontroles plaats in de archiefruimte. Hiervan ontvangen wij maandelijks de gegevens. In 2025 zijn de temperatuur en luchtvochtigheid binnen de grenswaarden gebleven. De provincie heeft een archiefbewaarplaats aangewezen voor de over te brengen papieren archieven. De archiefbewaarplaatslocaties voldoen aan de eisen.

Applicaties
De provincie beschikt met KIWI over een generieke applicatie waarin informatiebeheer plaats vindt. De informatiebeheertaken kunnen hiermee niet naar behoren uitgevoerd worden. Er is dan ook besloten om op termijn te stoppen met KIWI.
De nieuwe applicatie moet de neerslag van de werkprocessen kunnen ondersteunen en deze opslaan en archiveren. Het is van belang om bij het ontwerp en de inrichting rekening te houden met de archivistische principes en deze mee te nemen en te borgen. Daarnaast zal de PA tijdig geïnformeerd en betrokken moeten worden.
Het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van het digitale archief in bestaande systemen is lastig. Er moet rekening worden gehouden met de gevolgen van eerder gemaakte keuzes in de inrichting van deze systemen en de kwaliteit van (meta)data in het reeds gevormde archief. De aanschaf van een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) biedt de kans om met een schone lei te beginnen en aan de functionele en technische randvoorwaarden te voldoen die een informatie-organisatie nodig heeft. Bij het uitfaseren van KIWI is van belang dat de bestaande informatie gemigreerd kan worden naar het nieuwe systeem. Hierbij zal basisdossier 2.0 al deels helpen.

VTH is afgelopen jaar overgegaan op het zaaksysteem Mozard waar ook in gearchiveerd wordt. Er is uitgegaan van archiveren 'by design', zo worden e-mails automatisch aan een zaak gekoppeld. Vanuit het oude systeem SquitXO zijn besluiten gearchiveerd in ProMIS, en later KIWI, eerst als basisdossier 1.0, vanaf 2020 als basisdossier 2.0. In SquitXO zijn nog veel bestanden en dossiers aanwezig waarbij gekeken moet worden of dit een onderdeel van de zaak is, of alleen ondersteunende informatie bevat voor het proces.
De eisen vanuit informatiebeheer zijn meegenomen bij de aanbestedingen van het nieuwe financiële systeem, het nieuwe VTH-systeem en het CRM-systeem (Customer Relationship Management). De PA is over de aanschaf van deze systemen geïnformeerd maar niet om advies gevraagd, zoals volgens de lokale regeling vereist.  Hierbij loopt de provincie het risico systemen aan te schaffen die niet voldoende beschikken over de juiste functionaliteiten. Denk hierbij aan duurzaam bewaren, ordenen en tijdig vernietigen waardoor stukken onvindbaar worden.

E-depot
De provincie is voornemens aan te sluiten op het e-depot van de Groninger Archieven. Er is geen digitaal archief overgebracht.

E-mailarchivering
In 2025 is door het SIO het beleid e-mailarchivering besproken en vastgesteld. De zogenaamde Capstone= methode heeft tot doel e-mails en elektronische berichten van sleutelfunctionarissen veilig te stellen. Aangezien het gebruik van mail, sms en diverse sociale media apps ondertussen een onlosmakelijk onderdeel is van het overleg- en besluitvormingsproces is het noodzakelijk om van zogenaamde sleutelfunctionarissen gegevens op te slaan, deze informatie te beheren en te bewaren. Dit is nodig om te kunnen voldoen aan de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet.
De Capstone-methode wordt gebruikt voor het veiligstellen van bestaande informatie en is een maatregel om het verlies van informatie tegen te gaan. Het is een tijdelijk middel om informatieverlies te voorkomen. Er moet vanuit e-mail, sms, en sociale media alsnog gearchiveerd worden binnen de context van een zaak, dossier of besluit.

 
2.4 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

Kwaliteitssysteem
De randvoorwaardelijke onderdelen voor duurzame toegankelijkheid worden, voor zover deze er zijn, bijgehouden in het kwaliteitssysteem. Deze onderdelen bestaan uit een informatiebeleid, informatiearchitectuur, bewaarstrategie en het vastleggen van standaarden en procedures. In 2023 is een start gemaakt met het gebruik van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO), deze is in 2024 ingevoerd. Met de invoering voldoet de provincie aan de wettelijke vereiste. IB heeft in 2024 als onderdeel van KIDO de werkwijze voor kwaliteitsmonitoring (in dossiers) in processen uitgewerkt en getoetst in hoeverre deze voldoen aan de functionele eisen voor goed informatiebeheer.
De risicoanalyse dient als basis voor het informatiebeheer, er zijn eerste stappen gezet maar er is een gebrek aan beheerde processen en applicaties. Het is noodzakelijk om niet alleen de werkprocessen te beschrijven maar ook welke informatie in het proces wordt verwerkt en in welke applicatie dit wordt vastgelegd.
In de ‘Governance informatiehuishouding’ is de verantwoordelijkheid over het informatiebeheer belegd bij de proces eigenaren, het moet dan wel bekend zijn wat die verantwoordelijkheid inhoudt en betekend. Ter ondersteuning is het protocol procesaudits bedacht en geïmplementeerd.
Het ‘protocol procesaudits’ werkt wanneer processen in beheer zijn, IB kan de applicatie waar de informatie zich bevindt toetsen en daarmee bepalen in hoeverre deze voldoet en geschikt is. IB heeft daar een dashboard voor ontwikkeld met daarin een volledig overzicht en een checklist per onderdeel gebaseerd het DUTO-raamwerk (duurzaam toegankelijke overheidsinformatie). Het DUTO-raamwerk helpt om overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig te houden, oftewel duurzaam toegankelijk.

IB beheert momenteel de informatie van circa 40 van de 200+ (bedrijfs)processen gekoppeld aan systemen. Alleen binnen deze 40 processen is in principe bij IB bekend waar informatie zich bevindt. Op deze beheerde processen wordt momenteel een risicoanalyse uitgevoerd. Het kwaliteitssysteem is goed ingericht, dankzij een dashboard, checklist en een in concept opgeleverde jaarplanning en het gebruik van een PDCA-cyclus heeft het de potentie om archiefbescheiden betrouwbaar, toegankelijk en duurzaam te beheren. Van belang is dat het kwaliteitssysteem ook in de praktijk werkt, uitgevoerd wordt en eventuele verbeteringen aan het kwaliteitssysteem worden doorgevoerd.
Het kwaliteitssysteem lijkt een grote toegevoegde waarde te hebben zoals deze nu is ingericht door IB. Door processen te beschrijven en in kaart te brengen aan de hand van het nieuw aangeschafte systeem VIND-IM en daar IB bij te betrekken wordt duidelijk wat voor informatie er binnen een proces is en waar die informatie zich bevindt.
Zolang de processen niet in beeld zijn en in feite de bijbehorende informatie onbeheerd in niet bekende, dan wel beheerde systemen wordt opgeslagen is het kwaliteitssysteem onbruikbaar. Het kwaliteitssysteem kan helpen de informatiehuishouding te verbeteren en daarmee beter te voldoen aan wet- en regelgeving.  

Aanbeveling:

• Er moet een totaaloverzicht komen van alle (werk)processen en de daaraan gekoppelde applicaties en systemen om de kwaliteit te kunnen borgen en toetsen, en informatie vindbaar en toegankelijk te hebben.
• Stel het handboek Informatiebeheer vast met daarin de jaarplanning om aan de PDCA-cyclus te voldoen en het kwaliteitssysteem actueel en toepasbaar te houden.

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

De organisatie heeft besloten om afscheid te nemen van KIWI en over te stappen op een applicatie die functioneert als documentmanagementsysteem (DMS) of zaaksysteem voor de gehele organisatie. Het is belangrijk hierbij op te merken dat de huidige inrichting van KIWI alleen voor het proces van besluitvorming is ontworpen en ingericht (zowel basisdossier 1.0 als basisdossier 2.0) en voor een aantal projecten. De applicatie functioneert niet als DMS of zaaksysteem voor de gehele organisatie. Hier zal een grote stap gezet moeten worden door de organisatie. In aanloop naar een nieuwe applicatie is het doel om zo snel mogelijk over te stappen op basisdossier 2.0. Een belangrijke stap gezien de zorgen die zijn uitgesproken in de afgelopen jaarrapportages. Echter is, zoals aangegeven, basisdossier 2.0 niet de oplossing. Uiteindelijk is KIWI niet geschikt waar het nu voor gebruikt wordt.

Het vervangen van KIWI vraagt om een secuur proces. Naast de vereisten die aan het nieuwe systeem worden gesteld moet ook de migratie van KIWI naar het nieuwe systeem aandacht krijgen waarbij de (bestaande) ordening, betrouwbaarheid en context behouden moet worden. Er bestaan legacy-bestanden in dossier 1.0 en onbeheerde informatie. Het is niet wenselijk dat deze informatie tijdelijk weg geschreven wordt. Dit levert dezelfde problemen op als de afgelopen jaren bij het uitfaseren van ProMIS. Uiteindelijk werd dit een onbeheerde grote hoeveelheid informatie wat veel geld en tijd koste om op te lossen.

Het oude VTH-systeem bevat nog veel contextuele informatie en informatie die niet gemigreerd is naar Mozard, dan wel is opgeslagen in KIWI. Het is dan ook niet mogelijk dit systeem zomaar te beëindigen.

Uit het verslag 2024: Er is nog geen volledig overzicht van informatiesystemen en de informatie die deze bevatten bekend. Dit moet wel conform de Archiefregeling artikel 18 “De zorgdrager […] beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden”

Het in kaart brengen en beschrijven van de processen in het processenportaal is door de aanschaf van VIND-IM verbeterd en loopt. Er moet een processenoverzicht komen die aansluit bij de werkwijze en het proces met als doel informatie vindbaar en gestructureerd beschikbaar te hebben met daaraan samenhangende gegevens over de informatiehuishouding (bewaartermijnen, gebruikte applicaties, soorten gevormde informatie e.d.) gekoppeld.
Een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van analoge en digitale archieven is behalve een wettelijke eis ook voorwaardelijk voor het kunnen uitoefenen van het beheer.

Er is een overzicht gemaakt van alle papieren archieven die mogelijk voor overbrenging in aanmerking komen. De bewerking van deze papieren archieven is uitbesteed en gestart in 2025.

2.6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding archiefbescheiden (KPI 6)

Er zijn twee succesvolle proefmigraties geweest voor VTH door lopende zaken vanuit KIWI te migreren naar het nieuwe zaaksysteem Mozard.  

De zogenaamde P-schijf is afgesloten en vervangen voor OneDrive, daardoor is deze informatiestroom door IB in beheer genomen. Er zijn gesprekken geweest over hoe informatie uit OneDrive vernietigd kan worden. Er zal een automatische vernietiging plaatsvinden van persoonlijke documenten, niet zijnde archiefbescheiden volgens de Archiefwet, op basis van een signalering. Daarmee kan een wildgroei aan data beperkt worden.

De opmerkingen over 2024 blijven actueel: De provincie maakt gebruik van de geldende selectielijsten van de provinciale organen. De selectie en vernietiging van Basisdossier 1.0 verloopt moeizaam door de aard van KIWI (voorstellen in plaats van dossiers en niet zaak- of procesgericht waardoor ordening moeizaam is). Daarom het advies om in aanloop naar een nieuw systeem te starten met een brede uitrol van Basisdossier 2.0 zodat ordening, selectie en vernietiging beter gaat. De waardering en selectie van Basisdossier 2.0 verloopt goed. Er is verder veel onbeheerde informatie buiten KIWI waar er niet, te laat of onrechtmatig vernietigd wordt, zoals informatie uit TSF-connect. Hierin wordt nu onrechtmatig vernietigd, immers voor de vernietiging van archiefbescheiden moet een machtiging van de PA verkregen worden, hetgeen nu niet het geval is. Al met al levert dit problemen op voor (tijdige) vernietiging van archiefbescheiden.

Vernietiging is een belangrijk onderdeel om de informatiehuishouding betrouwbaar en deugdelijk te kunnen beheren. Daarnaast is vernietiging van groot belang en verplicht om aan de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Er zijn nog veel niet gewaardeerde digitale bestanden aanwezig in allerlei systemen, waardoor daar persoonsgegevens onterecht verwerkt (kunnen) worden en gegevens en informatie te lang wordt bewaard. Risico’s van niet tijdig of onjuist vernietigen zijn naast financieel ook zeker een risico voor het imago.

In 2025 zijn de vernietigingsvoorstellen voor de nog papieren archiefbescheiden aangeboden voor de jaren 2023, 2024 en 2025. Deze zijn nog niet beoordeeld door de PA. Er is geen lijst aangeboden voor de vernietiging van bestanden uit KIWI, of andere systemen, dan wel applicaties voor 2025. Aan Prolander is een machtiging gegeven voor de vernietiging van papieren archieven die in 2025 vernietigd mogen worden. Aangezien er niet volledig, tijdig, en onrechtmatig vernietigd wordt, is er niet voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.

2.7 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI 7)

Er is geen sprake geweest van overbrenging naar een archiefbewaarplaats of e-depot.

3. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) beheer overgebrachte archieven bij Groninger Archieven

3.1 Middelen en mensen (KPI 2)

Voor het beheer van de overgebrachte archieven is de hele organisatie van de Groninger Archieven beschikbaar. Direct betrokken bij het beheer zijn de medewerkers van de afdeling Materiële zorg en Collectiebeheer. Direct betrokken bij de beschikbaarstelling zijn de medewerkers van de afdeling Publiek.

3.2 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI 3)

Archiefbewaarplaats
De depots van de Groninger Archieven aan het Cascadeplein 4 te Groningen en de externe locatie in Hoogkerk voldoen aan alle in de Archiefbesluit en Archiefregeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. De twee locaties worden op afstand continue gemonitord op temperatuur en luchtvochtigheid en bij calamiteiten worden daarvoor aangewezen medewerkers op de hoogte gesteld en wordt het probleem aangepakt en zo snel mogelijk opgelost. De archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Er zijn geen overschrijdingen geconstateerd of medegedeeld.

E-depot
In 2021 is een eigen e-depot in gebruik genomen. Het e-depot is aangeschaft bij Preservica, deze leverancier is ISO 27001:2013 gecertificeerd. De Groninger Archieven passen de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) toe voor de inrichting en het gebruik van de voorziening. Aan verdere certificering op basis van de CoreTrustSeal wordt gewerkt en zal meerdere jaren in beslag nemen.

Onderdeel gemeentelijk rampenplan
De Veiligheidsregio Groningen is volgens wet verplicht de volgende beleidsplannen op te stellen: Regionaal Risicoprofiel, Regionaal Beleidsplan, Regionaal Crisisplan. Deze plannen zijn opgenomen in het Veiligheidsplan Veiligheidsregio Groningen 2024-2028 en inzichtelijk via de website van de Veiligheidsregio Groningen. Aantasting van cultureel erfgoed is opgenomen en van belang geacht maar komt niet voor in de Nationale Veiligheidsstrategie (NVS).

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
De Groninger Archieven hebben een veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan. Onderdeel van het ontruimingsplan is het Collectiehulpverleningsplan dat in 2024 is geïmplementeerd en in 2025 geactualiseerd.

3.3 Interne kwaliteitszorg en toezicht (KPI 4)

De Groninger Archieven is aangewezen als archiefbewaarplaats voor de te bewaren archieven van de provincie Groningen, zie Besluit Informatiebeheer provincie Groningen 2015 artikel 2.1. De Groninger Archieven werkt als archieforganisatie niet op basis van een kwaliteitszorgsysteem maar gebruikt een jaarplan, jaarverslag en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet de Groninger Archieven mee aan de landelijke benchmarking Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN.

3.4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid (KPI 5)

De Groninger Archieven publiceren alle inventarissen van de overgebrachte archieven op de eigen website, ook zijn deze gegevens terug te vinden op www.archieven.nl. Als collectiebeheersysteem wordt MAIS-Flexis gebruikt. Alle archieven van de provincie Groningen zijn voorzien van een toegang. Bij de materiële verzorging van de archieven zijn zuurvrije materialen gebruikt (omslagen en dozen) en weekmakers en ijzerwerk verwijderd.
Door preventieve conservering, de juiste passende zuurvrije verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt de Groninger Archieven ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt.
Er is in 2025 nog circa een meter archief aangetroffen in het depot waarbij er nog ijzerwerk in de dozen zelf aanwezig was, deze worden vervangen voor nieuwe zuurvrije exemplaren.  

3.5 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (KPI 8)

Beschikbaarheid originelen en dubbelen
De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal op de locatie Cascadeplein raadplegen, geopend van dinsdag tot en met vrijdag. Steeds meer archieven zijn via de website van de Groninger Archieven als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen archiefbescheiden op verzoek laten digitaliseren mits de materiële staat, eventuele beperkingen op de openbaarheid en (auteurs) rechten van derden zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor eenieder online te raadplegen. Het actuele tarievenoverzicht en informatie over de mogelijkheden voor het scannen van archieven zijn via de website van de Groninger Archieven te raadplegen.

De Groninger Archieven heeft in 2025 4.737 geregistreerde bezoeken genoteerd, voor de bezoekers zijn 20.300 stukken aangevraagd. Uit de provinciale collectie zijn circa 1.010 stukken aangevraagd op de studiezaal. Er zijn 83 aanvragen geweest voor de levering van vaak meerdere filmfragmenten onder andere gebruikt zijn in documentaires met internationaal, landelijk of regionaal bereik door Letse, Duitse en Nederlandse documentairemakers (bijvoorbeeld de documentaire 'Hart van De Halm'). Maar ook bij landelijke evenementen zoals Dodenherdenking 4 mei, Bevrijdingsdag en Open Monumentendag bij de provincie, en in actualiteitenprogramma’s, voor regionale en nationale televisie, en in de hal van Fenix het nieuw geopende kunstmuseum over migratie in Rotterdam. Daarnaast zijn er films of fragmenten geleverd aan verenigingen en particulieren.

Beperking openbaarheid
De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de provinciearchivaris geeft advies. Aan de provinciearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen. In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden. De Groninger Archieven heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief.

Afwijzing raadpleging of gebruik
De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere eigen regelgeving overbodig.
Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik.

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Aan de provincie zijn in 2025 151 dossiers uitgeleend. Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld.

Regulering fysiek bezoek en gebruik
Op de website van de Groninger Archieven is informatie te vinden over de studiezaal aan het Cascadeplein. Het Bezoekersreglement is voor raadpleging beschikbaar bij de receptie en terug te vinden op de website.

Regulering digitaal bezoek en gebruik
Via de website van de Groninger Archieven zijn online archievenoverzichten die toegang geven tot de collectie(registraties). Ook scans van archiefbescheiden zijn online te raadplegen en te downloaden en bezoekers hebben de mogelijkheid om een verzoek tot scannen in te dienen.

4. Bijlage

4.1 Jaarverslag BIJ12 en gemeenschappelijke regeling UNO (in oprichting)

BIJ12, onderdeel van de vereniging IPO, voert sinds haar oprichting in 2014 een groeiend aantal openbaar gezagtaken uit voor de provincies, tegenwoordig vooral onder de Omgevingswet. Voorbeelden hiervan zijn de AdviesCommissie Schade Grondwater (ACSG), Faunaschade, het Zwemwaterregister, de Risicokaart externe veiligheid en de Landelijke databank overstromingsinformatie. De provinciearchivarissen van Utrecht en Zuid-Holland houden toezicht op de naleving van de Archiefwet bij BIJ12. Naast dit toezicht krijgt BIJ12 adviezen van het IPO Vakberaad Duurzame toegankelijkheid (DUTO) voor de inrichting van haar informatiehuishouding.

IPO/BIJ12 heeft in 2018 een archiefbeheerovereenkomst gesloten met alle colleges van GS, waarin afspraken zijn gemaakt over het borgen van informatiebeheer rond de wettelijke taken die BIJ12 uitvoert. Sindsdien kaarten de jaarverslagen voortdurend aan dat BIJ12 niet goed in staat is om dat informatiebeheer in te richten. Dit heeft duidelijk te maken met geld en organisatie: de instrumenten zijn afgelopen jaren al voor BIJ12 ontwikkeld en kennis is binnen IPO-verband beschikbaar. Contacten met BIJ12 over informatiehuishouding op toezichtniveau zijn in 2025 gecoördineerd via de functionaris voor informatiebeveiliging (CISO), om dit door samenhang met informatiebeveiliging te versterken. De toezichthoudend archivaris heeft dit proces gevolgd in geregelde gesprekken met de CISO en informatiemanager van BIJ12.

In het jaarverslag over 2024 is de organisatiestrategie ‘1 vereniging’ aangewezen als kans om de governance op informatiehuishouding goed en duurzaam in te richten, van strategisch tot operationeel. Die handschoen is nog steeds niet aanwijsbaar opgepakt in 2025. Problemen die in het vorige jaarverslag zijn genoemd en die al langer bekend waren, zijn niet of nauwelijks aangepakt: informatiebeheer in kantoorautomatisering en duurzame inname van databestanden. De externe harde schijf die hiervoor noodgedwongen moest worden gebruikt, bleek back-up databestanden niet meer te bevatten. De recordmanager van BIJ12 heeft onder andere hiervoor voorstellen gedaan, maar kwam niet verder door zijn oneigenlijke positie binnen de organisatie. Tevens is een plan opgesteld voor verbetering van de informatiehuishouding. Maar zonder duidelijke governance blijft dit bij een plan. Sturing is kortom eind 2025 nog steeds incidenteel, wat nadelige gevolgen blijft hebben voor informatiebeheer bij wettelijke taken. Het is echt nodig dat dit verbetert.
In de loop van 2025 zijn de voorbereidingen getroffen voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling (GR UNO) voor het beheer van de Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF). Volgens de archiefparagraaf van deze GR moet een interne archivaris worden aangewezen en beheersregels voor de informatiehuishouding vastgesteld. De taken van GR UNO worden uitgevoerd door BIJ12. Gelet op de bovenstaande bevindingen zijn stevige waarborgen voor betrouwbaar informatiebeheer noodzakelijk. Daartoe dient de volgende aanbeveling:

Aanbeveling:

• Laat in de beheersregels voor het informatiebeheer van de GR UNO duidelijke kwaliteitseisen verwerken, waarop de aangewezen archivaris van GR UNO periodiek toetst en verslag uitbrengt aan het bestuur. Maak met BIJ12 afspraken onder de bestaande archiefbeheerovereenkomsten, over de middelen die BIJ12 nodig heeft om maatregelen te nemen bij tekortkomingen.

In 2025 is een al langer openstaand actiepunt afgehandeld: de achterstallige vernietiging van meters papieren dossiers die in de loop van decennia zijn gevormd door de ACSG. Hierop is namens de provinciearchivarissen goedkeuring gegeven, conform de beheersregels van hun provincies. Hiermee is invulling gegeven aan de rechtmatigheid, maar dit zal ook schelen op toekomstige begrotingen.