Bedrijfsvoering overige aandachtspunten

I nterne beheersing en rechtmatigheid
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium.

Tot en met boekjaar 2022 verstrekte de accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties (lees: over de rechtmatigheid). Dit houdt in dat deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met het door Provinciale Staten jaarlijks vastgestelde normenkader.

Met ingang van boekjaar 2023 dient een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen te worden in de jaarrekening. Op basis van de door Provinciale Staten vastgestelde verantwoordingsgrens verklaren Gedeputeerde Staten of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De zekerheid die het college verkrijgt om de verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de interne controles die worden uitgevoerd. De basis hiervoor is vastgelegd in artikel 20 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording
Op 17 december 2025 hebben Provinciale Staten de Financiële verordening provincie Groningen 2023, die van toepassing is op het verslagjaar 2025 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. Op 17 december 2025 hebben Provinciale Staten het normenkader en controleprotocol voor de rechtmatigheidscontrole over het verantwoordingsjaar 2025 vastgesteld. In dit normenkader en controleprotocol zijn de verantwoordings- en rapportagegrens vastgelegd voor het verslagjaar 2025. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening bedraagt 2% van de lasten, exclusief dotaties aan reserves. De verantwoordingsgrens bedraagt daarmee € 11.703.000. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen moeten worden gerapporteerd in de paragraaf Bedrijfsvoering, bedraagt € 1.170.300.

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording
Onderstaand lichten wij voor de drie rechtmatigheidscriteria de bevindingen nader toe.

Begrotingscriterium

Begrotingsrechtmatigheid
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat over het begrotingsjaar 2025 sprake is van in totaal
€ 3.765.000 aan overschrijdingen van lasten op programmaniveau. De overschrijdingen zijn te kenmerken als begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee acceptabel zijn, zoals geduid in artikel 10 van de Financiële verordening provincie Groningen 2023.  

De overschrijdingen hebben betrekking op:

• Programma 7. Openbaar bestuur ter grootte van € 1.330.000;
• Programma 8. Algemene dekkingsmiddelen en bedrijfsvoering ter grootte van € 2.435.000.

Toelichting overschrijding programma 7
Binnen programma 7 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk verklaard door de mutatie op de voorziening Appa. De voorziening Appa betreft de pensioengelden opgebouwd door de oud-gedeputeerden en door de actieve GS-leden. Het gaat hier om het ouderdomspensioen en het nabestaandenpensioen. Er is in 2025 € 2,4 miljoen toegevoegd aan de voorziening op basis van de actuariële berekening per 31 december 2025.

De Eerste Kamer heeft de regering bij de behandeling van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) met een breed gedragen motie verzocht om de pensioenen van politici op dezelfde manier te regelen als voor de rest van Nederland. Deze pensioenen zijn nu apart wettelijk geregeld in de Algemene pensioen- en uitkeringswet politieke ambtsdragers (Appa). Het kabinet heeft in reactie op de motie aan het parlement voorgesteld om deze pensioenen per 1 januari 2028 via een wettelijke verplichting over te dragen aan Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP). De Pensioenwet stelt fondsfinanciering verplicht. Om de overstap naar fondsfinanciering voor de Appa-pensioenen mogelijk te maken, is het noodzakelijk eerder opgebouwde pensioenaanspraken af te financieren door middel van een eenmalige kapitaalstorting aan ABP, naar verwachting in 2027. Om de financiële gevolgen van de overgang van de pensioenen van gedeputeerden naar het nieuwe pensioenstelsel in te schatten is er een gezamenlijk onderzoek van het ministerie van BZK, IPO, VNG en Unie van Waterschappen uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek hebben wij in de Begroting 2026 € 2,39 miljoen opgenomen om de voorziening aan te vullen om de eenmalige kapitaalstorting aan ABP te kunnen voldoen

De commissie BBV heeft echter begin december 2025 een stellige uitspraak gedaan over de hoogte van de voorziening voor pensioenaanspraken voor politieke ambtsdragers. De commissie BBV heeft aangegeven de hoogte van de voorziening aan het eind van 2025 gelijk te stellen aan de prognose op basis van het uitgevoerde onderzoek (benodigd vermogen op basis van inkoop Wtp bij ABP) en rekening houdend met de gewijzigde verplichtingen over 2025. Dit betekent dus dat de voorziening eind 2025 al de omvang van het benodigde vermogen van inkoop bij ABP per 1 januari 2028 moet hebben, terwijl wij bij de Begroting 2026 ervan uitgingen dat de omvang pas in 2027 benodigd zou moeten zijn. Op basis van de stellige uitspraak van de commissie BBV, de uitgangspunten uit de 'Circulaire aanpassingen Appa-pensioenen en inhoudingen 2026' van het ministerie van BZK en het onderzoek van 2025 heeft een pensioenadviesbureau een berekening gemaakt van de benodigde omvang van de voorziening per 31 december 2025. Dit heeft geleid tot een extra toevoeging in 2025 van € 2,4 miljoen aan de voorziening Appa.

Toelichting overschrijding programma 8

Binnen programma 8 is sprake van diverse afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) begroting. De overschrijding van de lasten binnen dit programma wordt voornamelijk veroorzaakt door de verwerking van de jaarrekening 2025 van IFG BV.

Uit de jaarrekening 2025 van Investeringsfonds Groningen BV (IFG) blijkt dat over 2025 een negatief resultaat is gerealiseerd van € 3,0 miljoen. Het gevolg is dat dit een negatief effect heeft op de marktwaarde van IFG, die daardoor lager is dan de boekwaarde van de deelneming. Dit betekent dat de gevormde voorziening IFG moet worden verhoogd met € 3,0 miljoen.

Kredietrechtmatigheid
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat sprake is van € 567.000 aan investeringen waarvoor geen investeringskrediet bij uw Staten is aangevraagd. Voor het project Ring West Verbindt is door uw Staten een beleidskrediet beschikbaar gesteld van € 2,0 miljoen. Op dat moment was het project nog onvoldoende helder en nog niet concreet genoeg uitgewerkt om van een investering in een actief te spreken. Inmiddels is na verdere uitwerking duidelijk geworden dat het om een investering gaat en uit welke onderdelen deze investering bestaat. De kosten in 2025 zijn geactiveerd. Hiervoor is geen formeel investeringskrediet door uw Staten beschikbaar gesteld. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2025 dient voorgaande als een onrechtmatigheid aangemerkt te worden.
Gezien de incidentele aard van deze fout hebben wij hieromtrent geen nadere beheersmaatregelen genomen. Onze reguliere processen bevatten voldoende waarborgen om rechtmatigheidsfouten op dit vlak tot een minimum te beperken.

Reserves
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat sprake is van € 23.000 aan ongeautoriseerde reservemutaties. Voor deze reservemutaties geldt dat de in 2025 gerealiseerde onttrekkingen uit de reserves lager zijn dan begroot en door Provinciale Staten geautoriseerd. Het volledige bedrag heeft betrekking op marketingkosten Blauwestad. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2025 dient voorgaande als een onrechtmatigheid aangemerkt te worden.

Voorwaardencriterium

Naleving van de Europese aanbestedingsregels
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er in totaal negen opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De omvang van de rechtmatigheidsfout volgend uit het ten onrechte niet Europees aanbesteden van deze opdrachten bedraagt in 2025 € 1.561.000.
Dit betreffen:

• vóór 2025 geconstateerde afwijkingen van € 88.000 (doorloopfouten); en
• in 2025 geconstateerde afwijkingen van € 1.473.000. Dit betreft volledig in 2025 afgesloten contracten.

1. Dit betreft één opdracht waarvoor geldt dat in 2023 de geraamde opdrachtwaarde reeds volledig als onrechtmatig is aangemerkt. Deze opdracht loopt door in 2025. De bestedingen in 2025 blijven binnen de reeds als onrechtmatig aangemerkte geraamde opdrachtwaarde en leiden daarom niet tot een nieuwe rechtmatigheidsfout.
2. Dit betreft één opdracht waarvoor in 2025 is geconstateerd dat de opdrachtverstrekking in 2024 reeds onrechtmatig was. Van de opdracht uit 2024 van € 111.461 is € 33.438 als last verantwoord in 2025. Dit bedrag is, gezien met de betreffende opdracht de EU-aanbestedingsgrens al werd overschreden, onrechtmatig. Indien deze fout in 2024 was geconstateerd, was de geraamde opdrachtwaarde van € 111.460 in 2024 als rechtmatigheidsfout meegenomen. Voor rechtmatigheidsfouten kunnen fouten uit het verleden echter niet worden hersteld in het opvolgende jaar. Daarnaast is de verlenging van deze opdracht uit 2025 (omvang € 44.816) ook als onrechtmatig aangemerkt.

Jaarlijks blijken uit de verrichte controles enkele inkopen waarbij ten onrechte niet Europees is aanbesteed. De omvang van deze rechtmatigheidsfouten kent al enkele jaren een licht dalende trend (2024: € 550.000, 2023: € 907.000 en 2022: € 1.130.000). In 2025 is sprake van een rechtmatigheidsfout van € 1.561.000. Van dit bedrag heeft € 1.240.000 betrekking op één opdracht met betrekking tot dienstverlening voor het maatwerksysteem Kiwi. Voor deze aanbesteding was het, gezien omstandigheden waar wij als provincie geen/beperkt invloed op hadden, noodzakelijk om snel te handelen en is de opdracht enkelvoudig onderhands gegund, in plaats van op basis van een Europees openbare procedure.

Wij streven ernaar de omvang van de rechtmatigheidsfouten als gevolg van het ten onrechte niet Europees aanbesteden te blijven beperken, onder meer door het consequent uitvoeren van een zogeheten inkooptoets op opdrachtverleningen > € 25.000.

Subsidies
Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat sprake is van afgerond € 1.500 aan subsidielasten waarbij niet aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan of niet is vast te stellen of aan de subsidievoorwaarden is voldaan.
Gezien de beperkte omvang van deze bevinding hebben wij hieromtrent geen nadere beheersmaatregelen genomen. Middels onze reguliere processen streven wij ernaar om rechtmatigheidsfouten als gevolg van het niet voldoen aan subsidievoorwaarden zoveel mogelijk te voorkomen.

M&O-criterium

Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.